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一、问题提出。

李白是盛唐时期的诗人，他小的时候非常调皮，不喜欢读书，经常上课的时候跑出去玩儿。一天，他在河边玩耍的时候，看见一位老奶奶拿着一根铁棒在石头上磨。李白非常好奇，问那个老奶奶：“你在干什么呀？老奶奶！”老奶奶边磨边说：“在磨铁棒！”李白又问：“磨这个做什么啊！”老奶奶回答道：“做一根绣花针。”小李白听糊涂了，连忙问：“什么？你想把这么粗的铁棒磨成绣花针？可是这要花好多年啊！”只听见老奶奶自信地回答说：“这没有关系，只要我坚持下去——世上没有办不到的事情。”老奶奶的话，深深打动了顽皮逃学的李白同学。从此，他认真刻苦地学习并持之以恒地坚持不懈，最终成为了一名伟大的诗人。

故事讲完了，“只要功夫深，铁杵磨成针”的精神千百年来一直激励着千千万万的中国人。但是，我们不妨用心去想一想：

1、拿这么大的一条铁磨成一根针是不是浪费资源？

2、花几年的时间来制造一根针是不是浪费时间？

3、如果她用根铁钉来磨会不会快很多？

3、如果这位老奶奶用几年的时间去做其它的事，她会不会能赚到比买一根绣花针针更多的钱呢？

换句话说，老奶奶的绣花针制作流程是有问题的。为得到一根绣花针这样简单的事，动用了如此浩大的工程，既浪费时间又浪费资源。我们的管理工作是否也会这样？事实证明，通过优化流程，可以不断提高效率。

二、案例阐述。

著名的F公司是某汽车强国的三大汽车巨头之一，上世纪80年代初，随着其他国家工业的发展，F公司等国际大企业面临着越来越强劲的竞争对手的挑战。F公司当时设在北美的采购应付账款部门的员工超过500名，过多的员工使得工作效率低下，管理费用和行政开支过大。为此，公司决定优化现行采购付款流程，并通过应用信息技术进行改革，以提高工作效率。按照原来的采购付款流程，采购部门向供应商发出订单到最后的付款有许多环节，尤其是“订单”、“收单”和“发票”三者一致时才能付款的条件引出了大量的单证核对，这不仅耗费了财务和仓库的大量人力、时间和资金，而且还常发生差错和延误付款的事件。

为了避免上述问题的出现，F公司对原有的业务流程进行了改造。新业务流程建立在以计算机网络信息系统的基础上，通过采购付款业务管理系统的支持得以高效运行。新业务流程是一个无发票处理的流程，采购部向供应商发出订单的同时向数据库写入订单数据，仓库与数据库中的订单核对，正确就收货，然后无需供应商的发票，计算机就在线自动以电子方式或打印支票向供应商付款。这样的业务流程重组使F公司应付账款部门减少了75%的人员，并提高了正确率和工作效率，降低了劳动成本。

三、管理启示。

公司原有的业务流程不仅工作效率低下、人员冗余现象严重，而且还经常出现差错、延误付款的情况，这些问题导致了F公司的员工成本高、供应商满意度低等后果,可见F公司在采购付款环节中的管理控制有待改善。新的业务流程减少了采购付款部门的人员数量，降低了人工成本，同时还提高了工作效率和准确率。新业务流程使得F公司在采购付款环节中取得较大的竞争优势，其优势主要在于：

1、建立了采购、采购付款和库存管理等相关数据共享的采购业务管理系统，使得在付款环节中无需进行大量票据核对的工作，减少了员工的工作量、提高了采购付款部门整体工作效率。

2、共享的数据系统大大降低了采购数量与仓库数量不符的情况，有效地提高了准确率，同时在一定程度降低了盘点的工作量。

3、新的业务流程使付款流程变得简单快捷，有效控制了延误付款事件的发生，这就提升了供应商的满意度，在一定程度上为供应商的供货质量、供货价格和供货及时性提供了保证。